Gestión de proyectos - Organización de procesos

El aprendizaje de la gestión de proyectos es útil para concretar proyectos, para crear cronogramas, para organizar todo tipo de procesos. En el terreno personal es aplicable a la organización mental de nuestros propios proyectos, para dar forma a los sueños y captar hasta qué punto son realizables con el tiempo y los medios que tenemos a nuestro alcance.

PROYECTO

Un Equipo de Proyecto es un equipo interdisciplinar que se forma para realizar una obra o actividad, durante un período concreto en el tiempo y que luego se disuelve.

Debe tener 1 jefe de Proyecto y responsables para cada subproyecto o actividad concreta.

Los objetivos y plazos iniciales nunca se cumplen…

Algunos Tipos de Proyecto destinados al fracaso:

• Proyecto Ilusión. Responde a ilusiones o deseos de determinadas personas muy voluntaristas pero no cuenta con apoyos reales de las instancias superiores.

• Proyecto Indefinido. El objetivo inicial se podría llegar a cumplir, es realizable, pero el proyecto es poco concreto o no se han identificado los pasos necesarios para alcanzarlo.

• Proyecto Coartada. El motivo real del proyecto está poco claro o responde a intereses personales poco confesables, por ejemplo darse importancia, distraer la atención sobre otras cuestiones, etc.

• Proyecto Desorganizado. El existe Jefe de Proyecto o el Jefe no tiene autoridad. Predomina el caos, la confusión, nadie toma decisiones.

• Proyecto Provisional. Las decisiones difíciles se evitan demorándolas en el tiempo “hay que pensarlo”, “esto debemos consultarlo”, etc.

FASES DE UN PROYECTO

Planificación, ejecución, y entrega o puesta en marcha.

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

En la etapa de planificación se concretan los siguientes aspectos:

• Identificación y descripción de actividades/tareas.

• Prelación de actividades (actividades que se pueden solapar o son sucesivas).
• Recursos a emplear
• Situación de las actividades/tareas en el tiempo.
• Revisión de objetivos y planificación.

PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Un Proyecto se compone de tareas. Cada tarea debe tener un responsable. Para estimar la duración de un proyecto se utilizan “Unidades de tiempo”. Pueden ser días, semanas, horas.

Para cada Fase o tarea, determinar la duración estimada. (en días o en horas/hombre, ya que quizás poniendo a dos personas a trabajar se termina la tarea en la mitad de tiempo).

1. Determinar la prelación de tareas (cuáles son secuenciales, cuáles paralelas y cuáles pueden ser independientes).
2. Determinar cuáles son los tiempos de inicio y fin más tempranos o early (lo más pronto que se puede iniciar y acabar una actividad, una vez finalizadas las tareas anteriores imprescindibles para su realización).
3. Determinar cuáles son los momentos de inicio y fin más tardíos posibles o late, (lo más tarde que se pueden empezar y acabar estas tareas sin que el proyecto sufra dilación en el tiempo).
4. La diferencia entre los tiempos de inicio early y late son la holgura. En las tareas con mayor holgura nos podemos relajar un poco. Las tareas con menor holgura u holgura inexistente son las tareas críticas.
5. El camino formado por las tareas críticas es el camino crítico, es decir el que determina cuánto durará el proyecto.

El objetivo de este cálculo es encontrar los puntos frágiles, en los que es importante ponerse las pilas, y otros en los que nos podemos relajar.

GRÁFICOS ÚTILES PARA GESTIONAR PROYECTOS

Matriz de responsabilidad

Diagrama de Gantt (Calendario – Cronograma)
PERT (Program Evalluation & Review Technique)
CPM (Critical Path Method)